ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı maddeleri içinde yedinci başlık hizmet gerçekleştirme olarak belirlenmiştir. Bu başlığın dördüncü maddesi satın alma başlığını taşımaktadır ve bu başlık altında ele alınan konular şunlardır:
- Satın alma prosesi
- Satın alma bilgisi
- Satın alınan hizmetin doğrulanması
ISO 9001 e göre hazırlanacak satın alma prosedürü, gerçekleşen satın alma işlemlerinin, belirlenen koşulları sağlayıp sağlamadığını doğrulamak ve satın alınan ürün veya hizmetlerin kabulünü onaylamak için işlemlerin nasıl yapılması gerektiğini tanımlamış olması gerekir. Kısaca satın alınan ürün veya hizmetlerin doğrulanması çalışması, satın alınan ürün veya hizmetin baştan tespit edilmiş satın alma koşullarını karşıladığını garanti altına almak için yapılan muayene ve test ve diğer faaliyetlerdir. Bu faaliyetler satın alma sürecine göre yerine getirilir ve sonuçları mutlaka kayıt altına alınır. Eğer müşteri talep ederse, şirketin üretim için satın alacağı ürün veya hizmetlerin doğrulamasını da katılabilir.
Bir şirket için satın alma faaliyeti, projelerinde amaçladıkları hedeflere ulaşmaları bakımından temel fonksiyonlardan biridir. Burada esas olan şirketin ihtiyaçlarının karşılanması için, önceden tespit edilen standartlara uygun şekilde, uygun maliyetli ve güvenilir mal ve hizmet alımı yapmaktır.
Genel olarak satın alma işlemlerin için kullanılan üç farklı yöntem var. Bunlardan biri doğrudan alımdır. Tedarikçi bir firma ile teknik şartlar ve fiyat görüşülerek satın alma kararı verilir. Diğer yöntem pazarlık yöntemidir. Teknik şartname hazırlanır ve tedarikçi firmalardan teklif vermeleri beklenir. Fiyat ve koşullar üzerinde anlaşma sağlanan tedarikçi firmadan satın alma yapılır. Son yöntem ise açık ihale yöntemidir. Bir ihale açılarak en iyi teklif veren firma seçilir.
Hangi yöntem uygulanıyor olursa olsun, önemli olan satın alma sürecinin her aşamasının kaydedilmesi ve satın alınan mal ve hizmetin şirket koşullarına uygunluğunun kontrol edilmesi yani doğrulanmasıdır.
Satın alma faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen satın alınan hizmetin doğrulanması konusunda mutlaka başka tereddüt edilen noktalar da vardır. Firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi, bütün kalite sistemlerinde olduğu gibi bu konuda destek verecek güçlü bir kadroya ve teknik altyapıya sahiptir.