ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı maddeleri içinde yedinci başlık hizmet gerçekleştirme olarak belirlenmiştir. Bu başlığın dördüncü maddesi satın alma başlığını taşımaktadır ve bu başlık altında ele alınan konular şunlardır:
- Satın alma prosesi
- Satın alma bilgisi
- Satın alınan hizmetin doğrulanması
Şirketler satın alma faaliyetlerini gerçekleştirirken, en kaliteli ürünü, ekonomik olarak en avantajlı teklifi, en uygun koşullarda ve en uygun fiyatla veren tedarikçi firmaları bulmak zorundadır. ISO 9001 standardında kurumsal olarak davranan şirketlerde satın alma süreçlerinin ana ilkeleri şunlardır:
- En az üç yerden fiyat teklifi almak
- Satın almaya konu ihtiyaçları uygun koşullarda, zamanında ve en iyi şekilde karşılamak
- İhale işlemlerinde açık olmak ve rekabete fırsat tanımak
Satın alma süreçlerinde bu ilkelere uygun davranabilmek için, öncelikle satın alma bilgilerini doğru ve eksiksiz tanımlamak gerekmektedir. Şirket her şeyden önce satın alacağı ürün veya hizmet ile ilgili olarak kendisine, yasal düzenlemelere ve ürün veya hizmetin koşullarına bağlı özellikleri tespit etmiş olmalı ve bunları tedarikçi firmalara aynı açıklıkla iletmelidir. Bunun karşılığında da tedarikçi firmalardan, bu özellikleri karşılayıp karşılayamayacaklarını teyit etmelidir.
Satın alma işlemine yönelik bilgiler, müşterilerin talep ettiği ürün ve hizmetin kalitesini etkileyecek süreçlerde kullanılacak olan her türlü girdiyi, ürünü veya fason üretimi tanımlayacak ve Kalite Yönetim Sistemi koşullarını karşılayacak şekilde hazırlanmalıdır. Satın almaya konu mal ve hizmetlerin tanımı, doğrudan işletmenin üretim yetkilisi tarafından yapılır ve satın alma sonrasında bu kişi tarafından kontrol edilir.
Satın alma faaliyetleri, mal alımları veya hizmet temini amacı ile yapılır ve işletmenin proje hedeflerine ve amaçlarına uygun olmak zorundadır. Bunun yanında şirket açısından ekonomik olması ve şirket harcamalarında etkinliğin sağlanması önemlidir. Ama daha önemlisi rekabette hakkaniyet, doğruluk ve şeffaflığın sağlanmasıdır. Satın alma bilgilerinin açık ve anlaşılır olması bu bakımdan önemlidir ve bu hususlar dikkate alınarak ihtiyaç duyulan alımların zamanında gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Satın alma faaliyetleri kapsamında satın alma bilgisi konusunda mutlaka başka tereddüt edilen noktalar da vardır. Firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi, bütün kalite sistemlerinde olduğu gibi bu konuda destek verecek güçlü bir kadroya ve teknik altyapıya sahiptir.