ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı maddeleri içinde yedinci başlık hizmet gerçekleştirme olarak belirlenmiştir. Bu başlığın dördüncü maddesi satın alma başlığını taşımaktadır ve bu başlık altında ele alınan konular şunlardır:
- Satın alma prosesi
- Satın alma bilgisi
- Satın alınan hizmetin doğrulanması
Şirketlerin üretimleri, faaliyet alanlarına ve benimsedikleri vizyon ve misyonlarına bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Şirketler açısından kurumsal ihtiyaçların giderilmesinde objektif faktörler etkilidir. İşletmelerin organizasyon yapıları içinde satın alma üniteleri oldukça stratejik önem taşıyan bir bölümdür. Bu bölümler, işletmelerin değişik girdilerini planlamak, bunları en düşük maliyetlerle elde etmek, işletmenin karlılığını ve verimliliği yükseltmek, bu şekilde şirketin rekabet gücünü arttırmak ve piyasada var olmasını sağlamak için kurulur.
Satın alma ünitelerinin temel fonksiyonları, işletmenin faaliyet ve hizmetlerini devam ettirebilmesi için gerekli olan mal ve hizmetlerin, istenilen kalitede, en düşük maliyetler, uygun miktarda ve doğru zamanda temin etmektir. Bu nedenle satın alma faaliyetleri yapılırken subjektif değil, objektif tercihler ön planda tutulur.
İşletmelerde ISO 9001 satın alma prosedürü, bu temel fonksiyonların nasıl gerçekleştirileceğini tanımlamak ve bu konudaki yetki ve sorumlulukları belirlemek amacı ile hazırlanır.
Bir şirket, satın alınan ürünün, belirtilen satın alma kriterlerine ve koşullarına uygun olmasını sağlamak zorundadır. Hem tedarikçi firma açısından hem de satın alınacak ürünün nitelikleri açısından girdi olarak satın alınan ürünün kontrol kriterleri, üretim sırasında ve sonrasındaki etkileri göz önüne alınarak belirlenmelidir.
Ayrıca satın alınacak ürünler için, ürün seçimi ve değerlendirmesine esas olacak kriterler önceden belirlenmiş olmalıdır. Bütün değerlendirme sonuçları ve bu kontrol faaliyetlerinin kayıtları mutlaka saklanmalıdır.
Satın alma faaliyetleri doğrudan ürün kalitesine etki yapar. Bu nedenle şirket, tedarikçi firmalar ile çalışma şekilleri ve geri besleme sistemi kurmuş olmalıdır. Satın alma faaliyetleri hem müşteri ihtiyaç ve beklentileri hem de mevcut yasal düzenlemelere uygun olarak planlamalı ve uygulanmalıdır.
Bu açıklanan noktalar sadece mal alımlarında değil, kalibrasyon, deney, eğitim ve benzeri hizmet alımlarında da geçerlidir.
Satın alma faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen satın alma prosesi konusunda mutlaka başka tereddüt edilen noktalar da vardır. Firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi, bütün kalite sistemlerinde olduğu gibi bu konuda destek verecek güçlü bir kadroya ve teknik altyapıya sahiptir.