Önceki yıllara göre bugünün otelciliği büyük bir hızla değişim göstermektedir. Bir yandan otellerin ve konaklama tesislerinin mevcut yapıları genişlerken, diğer yandan çalışan sayısının da artması ile yönetim ve kontrol zorlaşmaktadır. Bilgi teknolojileri ne kadar yoğun kullanılsa da herşeye rağmen bu tesisler bir yığın hata ile uğraşmaktadır. Bunda otel ve konaklama tesislerinin kurumsal gelişimlerini tamamlayamamış olmalarının etkisi fazladır.

Kalite yönetim sistemleri genelde iki temel amaç edinirler. Bunlar müşteri memnuniyeti ve sürekli iyileştirme faaliyetleridir. Ancak müşteri memnuniyeti sadece resepsiyon ile bitmiyor. Üstelik sorun sadece kaliteli hizmet de değil. Çevre ile ilişkiler, çalışanların iş güvenlikleri, gıda güvenliği ve daha birçok dikkate alınması gereken yönetim sistemi bulunuyor. Müşteri memnuniyeti, müşterilerin otelle girmesi ile başlar. Müşterileri anlamayan ve onları sadece kısa bir süre misafir olarak göre oteller mutlaka kaybedecektir. Turistik tesisler kalite anlayışını bir bütün olarak benimsemek zorundadırlar. Kalite yönetim sistemleri, sadece yönetici kadroların kabul edeceği ve uygulayacağı bir sistem değildir. Bütün çalışanların sistemi kabul etmeleri ve sistemin bir parçası olmaları gerekmektedir.

O nedenle turistik tesisler, işletmelerinde HOTEQ 500 Otel Kalite Yönetim Sistemi’ni kurmak istediklerinde, işe eğitim ile başlamalıdırlar. Bu eğitim en tepeden en alt seviye çalışana kadar her çalışanı kapsamalıdır. Bu aynı zamanda bir bilinçlendirme faaliyetidir. Her çalışan, HOTEQ 500 standardını ve koşullarını kavramış olmalıdır.

Eğitimin tamamlanmasından sonra süreçlerin tanımlanması ve dokümante edilmesi gerekmektedir. Otelin bütün faaliyetleri tek tek belirlenir ve arkasından prosedürler ve uygulama talimatları yazılır, gerekli formalar ve rapor örnekleri tasarlanır. Bu çalışmaların amacı sadece standart koşullarını karşılamak değil, aynı zamanda otelin gereksinimlerini de karşılamaktır.

Uygulama için genelde tesisin büyüklüğüne ve servis ve çalışanların fazlalığına göre pilot uygulamaya gidilebilir ya da bir kerede işletmenin bütününde uygulama başlatılabilir. Uygulamaya geçmeden önce bütün çalışanlara, yeni kuralların ve yeni iş akışlarının anlatılması gerekmektedir.

HOTEQ 500 Otel Kalite Yönetim Sistemi uygulamaya alındıktan sonra, sistem kurulurken düşünülmeyen, akla gelmeyen noktalar yüzünden sorunlar yaşanabilir. Uygulama sırasında bu tür sıkıntılar yaşanması çok normaldir. Önemli olan gerekli düzeltmelerin hemen yapılmasıdır. Hiçbir sorun yaşanmasa da, bütün yönetim sistemlerinde olduğu gibi, kuruluş içi denetimlerin yapılması ve yönetici kadroların sistemi ara ara gözden geçirmesi gerekmektedir.

Bütün bu adımlar tamamlandığında HOTEQ 500 Otel Kalite Yönetim Sistemi kurulmuş olmaktadır. Artık bir belgelendirme kuruluşuna başvurarak, uygunluk değerlendirme çalışmaları sonrasında HOTEQ 500 Belgesi alınabilir. Belge alındıktan sonra da bu sistemi sürdürmek ve sürekli iyileştirmek bir zorunluluktur.

TÜRCERT belgelendirme kuruluşu, uygunluk değerlendirme, belgelendirme ve eğitim hizmetlerini sunarken, bir taraftan da yönetim sistemlerini kurmak isteyen firmalara destek olmaktadır. Bu yüzden işletmelerinde HOTEQ 500 Otel Kalite Yönetim Sistemi’ni kurmak isteyen oteller, daha fazla bilgi sorgulamak ve hatta HOTEQ 500 Belgesi almak için, TÜRCERT belgelendirme kuruluşunun, deneyimli yönetici ve çalışanlarına her zaman başvurabilirler.