Kuruluşunda ISO 10002 Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi’ni kuran firmalar doğal olarak bunu müşterileri ile de paylaşmak isteyeceklerdir. Müşterilerine değer veren ve onlardan gelecek olumlu olumsuz her türlü geri bildirimi değerlendiren kuruluşlar, kurulan sistemi bir süre çalıştırdıktan sonra bir belgelendirme kuruluşuna başvurarak ISO 10002 Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi Belgesi talep edebilirler.
Bu belgeyi almak için kuruluşlarda belli özelliklerin olması aranmamaktadır. Her sektörden her firma ISO 10002 Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi’ni kurabilir ve belge alabilir.
Müşteri Şikayet Yönetim Sistem Belgesi’ni alabilmek için kuruluş içinden bir çalışan bu işle görevlendirilebilir. Bu kişi ISO 10002 standartları ile ilgili eğitimleri alabilir ve gerekli standartları firmanın faaliyet alanı ile ilgili olarak yapılandırarak Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi’ni kurabilir. Arkasından bir belgelendirme kuruluşuna başvurularak belgenin düzenlenmesi talep edilebilir. Ancak bu yöntem pek de tavsiye edilmemektedir. Çünkü asli işi bu olmayan çalışanın eğitim alıp sistemi kavraması, standartları uygulaması ve sonrasında doğru ve etkin bir sistem kurması uzun vakit alacaktır. Üstelik başarısız olma ihtimali de oldukça yüksektir. Bu başarısızlıkta en büyük etken ise, çalışan şirket elemanı olacağı için, işletme körlüğü denilen durum ile karşılaşılabilir. Dışarıdan bir kişinin daha rahat görebileceği noktalar gözden kaçabilir.
İşin doğrusu ISO 10002 belgesi almak isteyen kuruluşların, dışarıdan danışmanlık hizmeti almasıdır. Genelde tercih edilen yöntem de budur. Bu şekilde sistemin kurulması süreci daha kısa olur ve başarısız olma ihtimali hiç yoktur. Ayrıca kuruluşun eksiklerini ve işlemeyen noktalarını dışarıdan bir gözün görmesi daha yararlı olacaktır.
ISO 10002:2004 Müşteri Şikayet Yönetim Sistem Belgesi’ne sahip firmalar, şikayetlerini bildiren müşterilerin ya da şikayete neden olan çalışanların bilgilendirilmesini amaçlamış olmaktadır. Çünkü şikayetlerin ele alınması ve çözümlenmesi sırasında elde edilen bilgi, mal veya hizmet üretimindeki süreçlerde sürekli bir iyileştirme sağlar. Bu belgeye sahip firmalar müşterilerine daha fazla güven vermektedir. Şikayetlerin bu şekilde bir sisteme oturtulması, zamanla şikayet sayılarının da düşmesine ve verimliliğin artmasına neden olmaktadır. Çünkü bu şekilde müşteri memnuniyeti arttırılmaktadır.
ISO 10002 Müşteri Şikayet Yönetim Sistemi Belgesi’nin ne olduğu ve nasıl alınacağı konusunda daha geniş bilgi almak için, TURCERT belgelendirme kuruluşunun yöneticilerine ve çalışanlarına başvurabilirsiniz.