ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 9001 standartlarının tespit edilmesi sırasında uygulanması gereken koşulların tanımlandığı standartlar bütünüdür. İlgili belgeye sahip olabilmek için gerekli koşulların sağlanmış olup olmadığı, belgelendirme kuruluşu tarafından denetlenir. Bu denetlemeler sonunda söz konusu kuruluşun bütün koşulları yerine getirdiği belirlenirse, o zaman ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi düzenlenir ve belgeyi almaya hak kazanan kuruluşa teslim edilir.
Böyle bir belgeye sahip olmak, o kuruluşun hem müşterileri hem de iş yaptıkları tedarikçileri ve iş ortaklarına karşı, uluslararası standartlarda ve kaliteli mal ürettiklerini veya hizmet sunduklarını belgelemek açısından oldukça önemlidir.
Bu arada devletin açtığı kamu ihalelerinde olsun, özel ihalelerde olsun, artık ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi’ne sahip olmak, aranan koşullardan biri olmuştur.
Danışmanlık hizmeti alınması halinde bu belgeye sahip olmak, öylesine zahmetli bir iş de değildir. Bu durumda danışmanlık hizmeti veren kuruluşlar, Kalite Yönetim Sistemi için gerekli eğitim ve bilgilendirme faaliyetlerini ve dokümantasyon çalışmalarını kuruluş ile birlikte koordineli olarak yapmaktadır. Bu aşamada sistemin gerektirdiği bütün dokümanlar belirlenecek ve oluşturulmaya başlanacaktır.
Sistem kurulduktan ve bir süre işleyişi gözlendikten sonra da, bir belgelendirme kuruluşuna başvurularak denetim çalışmaları başlatılır. İlgili belgelendirme kuruluşu adına yapılacak denetim faaliyetleri sırasında da danışmanlık hizmeti veren kuruluşlar destek verecektir.
ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi’ni almak için yapılacak başvuruda, hazırlanan dokümantasyon yapısı dışında bazı evraklar da istenmektedir. Bu belgeler, belgelendirme kuruluşuna başvuru sırasında kuruluşun faaliyetini ve resmiyetini belgeleyen evraktır. Bu belgeler şunlardır:
- Başvuru formu
- Ticaret Sicil Gazetesi fotokopisi
- İmza sirküleri fotokopisi
- Vergi levhası fotokopisi
- İmza sirküleri fotokopisi
- Oda kayıt belgesi fotokopisi
- SGK Bildirgesi
Bu sayılanların dışında eğer kuruluş, faaliyetlerini göstermek için resmi bir kuruluştan yasal hükümler gereğince izin veya yetki almak zorundayda, bu izin veya yetki belgesi de başvuru belgeleri arasında olmalıdır. Örneğin bir özel güvenlik şirketi, ayrıca EGM Özel Güvenlik Yetki Belgesi’ni de vermek zorundadır.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi almak için başvuruda hangi belgelerin arandığı konusunda daha fazla bilgi, TURCERT belgelendirme kuruluşu yönetici ve çalışanlarından alınabilir.